Processus intégration BVR et Gestion des montants disponibles
Après avoir intégré le fichier Camt.054 ou V11, il convient de faire certains contrôles des paiements.
Montants des paiements
Dans la vue "Facturation -> Tous les paiements" ou directement dans la sous-vues "Liste des paiement", vérifier si une valeur apparaît dans la colonne Montant disponible, cela signifie que le membre a payé un montant supérieur au montant indiqué sur la facture.
Cela peut se produire dans les cas suivants :
- Le membre a payé les factures de ses 2 enfants avec les mêmes références BVR.
- Le membre a payé 2 fois sa facture.
- Le membre a payé plusieurs factures avec les mêmes références BVR.
- Le membre s'est trompé dans le montant à payer lors de son paiement via son e-banking.
2 solutions s'offrent à vous pour régler ces cas :
- Rembourser le membre en utilisant le bouton Rembourser le montant disponible. Le montant disponible sera annulé mais cela suppose également que vous devrez effectivement rembourser le membre via votre e-banking. (procéder vous-même au remboursement via votre ebanking)
- Utiliser le montant disponible pour acquitter une autre facture en utilisant le bouton Utiliser le montant disponible pour une autre facture. Il est possible que le montant disponible ne parvienne pas à couvrir le montant de l'autre facture. Il restera donc un solde à celle-ci. Inversement, il restera un montant disponible si le montant de la facture est inférieur au montant disponible initial.
Si le membre ne paie qu'un partie de sa facture, le solde sera réclamé via les rappels dans la vue "Echéances".
Erreurs de paiements
Il est possible que certains paiements comportent des erreurs, celles-ci se voient rapidement lors de l'intégration du fichier BVR :
- les "Erreurs" sont les paiements reçu dont Cogito n'a pas pu traiter tous les éléments du paiements
- "Montant total non-reconnu" est le total des paiements dont Cogito a pu reconnaître le montant mais les autres information du paiement nônt pas pu être lu par Cogito
En cas d'erreurs, vous pouvez accéder aux détails du fichier BVR et analyser suivant les informations disponibles via le bouton "Voir le fichier BVR" en bas à droite :
Dans cette nouvelle fenêtre, il faut repérer les lignes en rouge :
Nous trouvons ici le résultat de l'intégration du fichier BVR, paiement par paiement.
La première ligne est bonne (en blanc) ce qui veut dire que suivant les informations du paiement, Cogito a pu repérer qui a payé, combien et pour quel no de facture.
Dans la 2ème est 3ème ligne, Cogito a pu repérer combien à été payé mais pas par qui ces montants ont été payé.
Sources d'erreurs possibles :
- le membre a fait une erreur lors de la saisie des références BVR
- le membre a fait un paiement avec des références d'un BVR fait par un autre logiciel (ce cas peut se produire avec les nouveaux utilisateurs de Cogito, si vous reçevez des paiements BVR pour une facture provenant de votre ancien logiciel).