Gestion des rappels
Paramétrage des rappels
- Créer les textes des rappels dans la vue "Textes de l'application/Textes de rappel". Ces textes sont ceux qui seront insérés dans la facture avec la mention "RAPPEL N°1,2 ou 3". Vous devez créer 3 textes (un pour chaque niveau de rappel). Les textes doivent comporter les balises [BALANCE] ET [DELAY] qui seront remplacées par le montant restant à payer et le délai de paiement en jours.
- Sélectionner dans la vue "Club" dans l'onglet "Rappels" les textes que vous venez de créer.
Gestion des délais de rappel
Les délais de rappel sont le nombre de jour pour l'échéance du paiement du rappel.
Lorsque vous envoyez un rappel, une nouvelle échéance de paiement sera octoyée pour ce montant, le nombre de jour d'échéance correspond au nombre de jour ci-dessus.
Dans la vue "Facturation -> Echéance" la colonne "Rappel à expédier" est cochée lorsque soit la facture est arrivée à échéance ou le rappel de la facture est arrivé à échéance.
Ci dessous (dans la vue "Facturation -> Echéance"):
la facture 1595 est arrivée à échéance donc la case à coché "rappel à expédier est cochée
la facture 1627 à un deuxième rappel qui est arrivé à échéance donc la case à coché "rappel à expédier est cochée
Gestion des frais de rappel
Des frais de rappel peuvent être automatiquement appliqués lors de l'envoi de vos rappels.
Créer dans la vue "Articles divers" les 3 articles qui seront utilisés pour les 3 niveaux de rappel. Vous pouvez ainsi appliquer des tarifs différents pour les 3 niveaux de rappels.
Reportez ensuite dans la vue "Club" onglet "Rappel" les 3 articles à utiliser pour les rappels que vous avez créé à l'étape précédente.
Si vous ne renseignez que l'article pour le 3ème rappel il n'y aura des frais que pour le 3ème rappel.
Envoi des rappels
L'envoi des rappels se fait à partir de la vue "Echéances".
Cette vue présente la liste des factures en attente de paiement avec en plus l'indication si la date d'échéance de la facture (ou du rappel) a été dépassée. Dans ce cas la case "Rappel à expédier" est cochée. La colonne "N° de rappel" indique si un rappel a déjà été envoyé.
Pour envoyer les rappels :
- Sélectionner toutes les lignes dont la colonne "Rappel à expédier" est cochée.
- Cliquer sur le bouton "Expédier les rappels de la sélection". Après l'expédition le numéro de rappel est incrémenté de 1 (3 maximum).