La gestion des membres en détail

En plus du faite de garder en base de donnée les informations du membre (nom, prénom, adresse, no tél, email, no AVS etc..), Cogito permet un grand choix d'option de gestion des membres, en voici quelques unes ci-dessous.

Exemple du premier onglet de la fiche membre (vue Membres -> Membres) :

Gestion des adresses email

La facture sera toujours envoyée sur "Email principal".

Les communications sont envoyées sur l'adresse email cochée "Communication sur ..."

Si la case à cocher "Communication sur ..." est cochée, les communications seront envoyées sur cette adresse.
Si plusieurs case à cocher "Communication sur ..." sont cochées, les communications seront envoyées sur chacune de ces adresses email. Cela est très utile si plusieurs personnes (les 2 parents) doivent être chacun averti (parents divorcé).

Remarques

Pour les utilisateurs désirant traiter des cas excéptionnels tél que "la facture doit être envoyée au père et à la mère", il est possible de renseigner le champ Email principal ainsi "lianel@cogito-sport.ch;support@cogito-sport.ch"
Le ";" va permettre d'envoyer à une adresse email supplémentaire, de cette façon, la facture va partir aux deux adresses emails.

Il est possible d'aller plus loin en renseignant ainsi : "lianel@cogito-sport.ch;bcc:support@cogito-sport.ch"
le "bcc:" va permettre l'envoi en copie cachée (de façon à ce que le premier destinataire ne puisse pas voir que l'email est également envoyé au second destinataire.

Membre de désirant plus reçevoir de communication

Il est possible d'informer Cogito dans la fiche membre que le membre ne souhaite plus reçevoir de communication.
Si la case est cochée, lors de l'attribution du membre à une communication, celle-ci ne lui sera jamais envoyée.

Saisie des téléphones

Le numéro saisi sera automatiquement formaté à la norme du pays du membre. Si le numéro n'est pas dans le réseau du pays du membre alors il faut saisir explicitement le code du pays devant son numéro. Par exemple pour la France il faudra mettre le préfixe +33.

Gestion des adresses de facturation

Un membre peut avoir une adresse de facturation différente, il est possible d'adresser la facture du membre à l'adresse d'un autre membre. (1er cadre rouge)
Il est également possible de renseigner un ou plusieurs élément différent pour l'adresse de facturation. Par exemple nom et prénom, ainsi, le nom et le prénom seront différent mais les autres éléments de l'adresse resterons ceux du membre. (2ème cadre rouge)

Mode d'expédition des factures

Ceci est une option largement utilisée par les utilisateurs de Cogito.
Il est possible de renseigner la préférence du mode d'envoi des factures (email ou courrier postal).
Lors de l'expédition de celles-ci, il est possible de choisir d'envoyer les factures selon la préférence des membres, celles par courrier postal s'ouvrirons dans un pdf (avec le fond du BVR vierge mais les informations du BVR présentes) et celles par email, paritons automatiquement par email (avec le fond du BVR en couleur).
Si aucun mode d'expédition des factures est renseigné, Cogito va automatiquement attriber l'envoi des factures du membre par courrier postal.

Préférence de paiement

Il est possible de renseigner une préférence de condition de paiements aux membres.
De même que pour le mode d'expédition des factures, il est possible de créer toutes les factures suivant la préférence de paiement du membre, ceux dont la préférence n'est pas renseignée aurons la condition de paiement par défaut (réglé dans la vue Administration Club -> Conditions de paiement)

Alerte de facturation

Pour les membres ayant une particularité pour de la facturation, un champ texte permet de renseigner ces informations.
Celles-ci seront apparaîtront automatiquement lors de la création d'une facture pour ce membre.

Champs personnalisables

Il est possible de personnaliser la fiche membre en y ajoutant des champs dans lequels vous pouvez stocker des informations.
Ci-dessous exemple utilisé pour stocker des données médicales.

Pour activer ces champs, allez dans la vue Administration club -> Mes options
Chercher dans les options étant nommée "Membres : champs "....", cliquez dans la case à cocher et Enregistrer en bas.